Is een VoIP Centrale de beste oplossing voor uw organisatie?

Wat is VoIP?

VoIP staat voor “Voice Over Internet Protocol”. Met deze techniek is het mogelijk om spraak te versturen als data via een internetverbinding. Daarmee is VoIP een digitale oplossing, een standaard protocol met meer mogelijkheden dan  analoge telefonie. Oorspronkelijk was IP een protocol dat ontwikkeld was om data te versturen. Later bleek dat geluid ook goed naar data kan worden omgezet en zo is VoIP ontstaan.

In de video hieronder wordt (weliswaar in het Engels) duidelijk uitgelegd hoe Voice over IP werkt.

POTS en PSTN

Er zijn meerdere termen voor POTS zoals Post Office Telephone Service, Publicly Operated Telephone System, Post Office Telephone System of Plain Old Telephone Service. Uiteindelijk gaat het om een analoge lijn die het mogelijk maakt om mee te bellen.

PSTN staat voor Public Switched Telephone Network en betreft het gehele netwerk waar POTS een deel van uitmaakt. Bij PSTN kan er een gedeelte van de lijn digitaal zijn en een deel analoog, het betreft de gehele keten van technologie om de verbinding tot stand te brengen. Bij PSTN worden POTS en ISDN (digitaal) toegepast, voor sommige implementaties is een speciaal telefoontoestel vereist.

VoIP is in principe een geheel digitale lijn van de beller naar de ontvanger zonder analoge technologie in de keten.

Wat zijn de voordelen van VoIP?

Omdat VoIP gebruik maakt van een internetverbinding is er geen restrictie van een één-op-één verbinding zoals dat bij analoge telefonie van toepassing is. Daarmee kunnen er meerdere bellers tegelijkertijd verbinding maken met elkaar voor bijvoorbeeld vergaderingen op afstand. Via de centrale worden de deelnemers aan elkaar gekoppeld.

Voor aanvullende diensten waaronder doorschakelen en opnieuw bellen worden vaak extra kosten berekend. Bij een VoIP netwerk is dit met geavanceerde software eenvoudig te activeren en te onderhouden tegen lagere kosten waardoor deze diensten betaalbaar zijn, voor zowel grote bedrijven als het MKB.

Het is mogelijk om VoIP diensten te koppelen aan andere diensten zoals videobellen en eigenlijk elk denkbare communicatiedienst waaronder voip telefooncentralebellen, video en tekst chat maar ook andere diensten zoals online verkoop, delen van bestanden etc. Een VoIP centrale kan additionele diensten aanbieden en integreren in de dienstverlening omdat alles gebruik maakt van internet data en achterliggende software.

Met een VoIP centrale mkb kun je kosten besparen omdat geavanceerde diensten vaak goedkoper te realiseren zijn dan met traditionele technieken. Zo is communicatie binnen een bestaand netwerk en met bestaande klanten vaak goedkoper of gratis, doorsturen van gesprekken is veel eenvoudiger en het beheer van klantrelaties is via CRM oplossingen beter te implementeren.

De geluidskwaliteit kan hoger zijn dan die van een analoge verbinding. Dit is afhankelijk van de kwaliteit van de internetverbinding maar ook van de dienstverlener. Er kan verschil zijn in bandbreedte wat een hoorbaar effect kan hebben op de kwaliteit van het geluid.

Wat zijn de nadelen van VoIP?

Er is altijd een goed functionerende internetverbinding vereist. Elke deelnemer aan het gesprek dient te beschikken over een internetverbinding voor optimaal resultaat. Hoewel de kwaliteit en betrouwbaarheid van internetverbindingen de afgelopen jaren sterk is toegenomen bestaat er een mogelijkheid dat de verbinding onderbroken wordt, of dat de geluidskwaliteit niet voldoende is.

Als de verbinding niet geheel optimaal is kan er een vertraging optreden in de digitalisering en de dataoverdracht. Daarmee komt de data later aan bij de ontvanger, en die vertraging wordt vermenigvuldigd met het aantal deelnemers. Het is daarom van belang dat de VoIP centrale gebruik maakt van snelle servers met een betrouwbare internetverbinding.

Voor een VoIP verbinding is een speciaal toestel nodig. Een “ouderwetse” analoge telefoon kan niet overweg met VoIP data. Er zijn speciale toestellen op de markt die wel ondersteuning hebben voor VoIP. Bij desktops, laptops, tablets en smartphones werkt het in principe wel omdat deze apparaten gebruik kunnen maken met een internetverbinding.

Hoe koppel je apparaten aan de VoIP centrale?

voip bellenAnaloge telefoons werken niet met VoIP technologie. Via een losse converter of een converter die in een router is ingebouwd, zoals veel internetproviders die leveren, is het wel mogelijk via VoIP te bellen, er vind dan een conversie plaats van digitaal naar analoog. De beller zal wel minder geavanceerde mogelijkheden ter beschikkingen hebben maar het is dus mogelijk bestaande telefoons te blijven gebruiken, ook in een zakelijke omgeving.

Het is mogelijk om met een analoog toestel van en naar VoIP systemen te bellen, maar dan worden er kosten berekend voor de beller. Volledig VoIP is meestal de goedkoopste oplossing.

Voor apparaten die toegang hebben tot internet is het een kwestie van de juiste software installeren. Afhankelijk van de VoIP centrale wordt er software beschikbaar gesteld die op het apparaat geïnstalleerd moet worden. Er kan rekening gehouden worden met de specifieke mogelijkheden van een apparaat zoals de aanwezigheid van een microfoon, luidsprekers, toetsenbord etc. Voor elk platform moet software worden ontwikkeld zoals Windows, iOS, Android etc. Deze software kan later worden uitgebreid en verbeterd, en er kan functionaliteit worden toegevoegd afhankelijk van de wensen van de klant. Een web interface werkt vaak op meerdere besturingssystemen.

Hoe houd je de controle over de diensten?

Een VoIP centrale kan zorg dragen voor alle diensten en processen die in het proces aanwezig zijn. Ze kunnen ook een deel van de configuratie beschikbaar stellen aan de klant. Deze kan dan via een webinterface, dus ook via internet, verschillende diensten kiezen, statistieken bekijken en rapporten opslaan. Daarmee heeft de afnemer ook invloed en zicht op de communicatiestromen, de kosten en specifieke diensten.

Kies voor de juiste VoIP Centrale

Het gebruik van VoIP biedt vele voordelen, voor een particulier maar nog meer voor bedrijven en zakelijk gebruik. Het is dan aan te raden om daarbij de diensten van een betrouwbare VoIP centrale in te schakelen. Het aanbod in diensten en service kan daarbij verschillen. Ook als de wensen op dit moment eenvoudig zijn is het mogelijk dat de afnemer later andere diensten toe wil voegen. Dan is het van belang dat de voip provider deze diensten kan bieden. Eenvoudige en stabiele software voor alle gangbare besturingssystemen is belangrijk, en specifiek de apparatuur die op dit moment al gebruikt wordt binnen de organisatie. Als laatste is het prettig als de afnemer inzicht heeft in statistieken en kosten, bijvoorbeeld via een web interface die op elk moment en vanaf elke locatie toegankelijk is.

Voor meer info kijk op http://nl.wikipedia.org/wiki/IP-telefonie